Prowadzenie kancelarii adwokackiej wiąże się z obowiązkami dotyczącymi dokumentowania sprzedaży usług prawnych. Jednym z nich może być konieczność korzystania z kasy fiskalnej. Na rynku dostępne są urządzenia o różnych rozmiarach, sposobach komunikacji i możliwościach obsługi płatności. Wybór konkretnego modelu warto uzależnić od organizacji pracy oraz miejsca przyjmowania klientów. Jaką kasę fiskalną wybrać do kancelarii, aby wygodnie rejestrować transakcje i spełniać wymagania przepisów? Sprawdź, na jakie parametry zwrócić uwagę przed zakupem!
Spis treści
Czy adwokat musi mieć kasę fiskalną?
Adwokat świadczący usługi prawne na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych co do zasady ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Usługi prawnicze nie są objęte standardowym zwolnieniem wynikającym z rocznego limitu obrotów w wysokości 20 000 zł. Nawet obsługa niewielkiej liczby klientów prywatnych może więc oznaczać konieczność zakupu urządzenia rejestrującego. Kancelaria świadcząca usługi prawne wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w ramach ich działalności gospodarczej nie ma natomiast obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej.
Przepisy dopuszczają również zwolnienie z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej w przypadku usług prawniczych świadczonych wyłącznie na odległość lub takich, których rezultat jest przekazywany klientowi wyłącznie w ten sposób. Warunkiem jest otrzymanie całej zapłaty za daną usługę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK oraz prowadzenie dokumentacji umożliwiającej jednoznaczne przypisanie płatności do wykonanej czynności. Zwolnienie może więc obejmować m.in. porady prawne udzielane przez internet, opłacane przelewem bankowym.
Od 1 stycznia 2021 roku prawnicy objęci obowiązkiem rejestrowania sprzedaży muszą stosować kasy fiskalne online. Urządzenia te przekazują wymagane informacje do Centralnego Repozytorium Kas, prowadzonego przez administrację skarbową.
Jaka kasa fiskalna sprawdzi się w kancelarii adwokackiej?
Wybór urządzenia powinien uwzględniać liczbę transakcji, dostępną przestrzeń oraz sposób przyjmowania należności. W niewielkim gabinecie sprawdzi się kompaktowy model, taki jak Posnet Ergo Online lub Elzab K10 Online. Pierwszy wyróżnia się niewielkimi wymiarami i modułową konstrukcją, natomiast drugi oferuje prostą obsługę oraz szybką wymianę papieru. Adwokaci świadczący usługi również poza siedzibą kancelarii mogą rozważyć Novitus Nano Online, wyposażony w akumulator umożliwiający pracę bez stałego zasilania. Przed zakupem warto sprawdzić także dostępność autoryzowanego serwisu, ponieważ kasa wymaga fiskalizacji i obowiązkowych przeglądów technicznych.
Poszczególne modele różnią się wyposażeniem i parametrami. Podczas porównywania ofert należy zwrócić uwagę na następujące elementy:
- sposób komunikacji – obsługa Wi-Fi, Ethernetu lub transmisji komórkowej;
- zasilanie– możliwość pracy na akumulatorze poza biurem;
- współpraca z terminalem – dostępność integracji z urządzeniem płatniczym;
- drukarka– tempo wystawiania paragonów i łatwość wymiany papieru;
- obsługa– przejrzystość menu oraz wygoda wprowadzania usług;
- gabaryty– ilość miejsca potrzebnego na stanowisku obsługi.
Kasa stacjonarna czy mobilna – co wybrać?
Model stacjonarny sprawdzi się przede wszystkim w kancelarii, w której należności są przyjmowane w jednym miejscu, np. przy recepcji. Takie kasy fiskalne dla adwokatów często mają większą klawiaturę, wyświetlacz i obudowę. Kasa stacjonarna jest odpowiednim rozwiązaniem dla biura posiadającego wyznaczone stanowisko do rozliczeń z klientami.
W przypadku adwokatów pracujących w różnych lokalizacjach przydatna może być wersja przenośna. Kasy mobilne mają zazwyczaj niewielkie rozmiary i własny akumulator, dlatego umożliwiają rejestrowanie płatności również poza siedzibą kancelarii. Takie rozwiązanie warto rozważyć przy świadczeniu usług w terenie lub przyjmowaniu interesantów w kilku miejscach.
Czy kasa fiskalna dla adwokata musi mieć dostęp do internetu?
Urządzenia fiskalne online muszą mieć zapewnioną możliwość komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas. System ten odbiera wymagane dane dotyczące ewidencjonowanej sprzedaży i pracy urządzeń. Kasa może korzystać z sieci Wi-Fi, przewodowego internetu lub transmisji komórkowej – dostępne rozwiązania zależą od konkretnego modelu. Przed zakupem należy sprawdzić specyfikację techniczną oraz warunki dostępu do sieci w kancelarii.
Problemy z dostępem do internetu nie zawsze oznaczają konieczność zaprzestania wystawiania paragonów. W przypadku przejściowej awarii adwokat może nadal rejestrować sprzedaż, ale musi przywrócić komunikację z Centralnym Repozytorium Kas niezwłocznie po ustaniu problemu. Jeśli z przyczyn niezależnych od podatnika zapewnienie takiego połączenia jest trwale niemożliwe, należy wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasu. Wniosek składa się według urzędowego wzoru, a uzyskanie zgody umożliwia korzystanie z tego szczególnego trybu komunikacji według określonego harmonogramu połączeń.
Artykuł sponsorowany