Model SaaS pozwala korzystać z oprogramowania bez budowania własnej infrastruktury i instalowania systemu na firmowych serwerach. Wystarczy dostęp do usługi świadczonej przez dostawcę, najczęściej rozliczanej w formie abonamentu. Prostota uruchomienia nie oznacza jednak, że umowę można zaakceptować bez dokładnej analizy.
Dla przedsiębiorstwa korzystającego z systemu do sprzedaży, księgowości, zarządzania klientami czy obsługi procesów wewnętrznych warunki świadczenia usługi mają bezpośrednie znaczenie operacyjne. Dostępność systemu, bezpieczeństwo danych i możliwość zakończenia współpracy powinny być ustalone jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z rozwiązania.
Spis treści
Czym różni się umowa SaaS od klasycznej licencji na oprogramowanie?
W tradycyjnym modelu licencyjnym przedsiębiorca uzyskuje określone prawo do korzystania z programu, który może zostać zainstalowany na jego urządzeniach lub infrastrukturze. SaaS opiera się natomiast na dostępie do aplikacji utrzymywanej przez usługodawcę, zwykle za pośrednictwem internetu.
Powoduje to inne rozłożenie ryzyka. Klient jest zależny między innymi od dostępności infrastruktury dostawcy, zasad tworzenia kopii zapasowych, bezpieczeństwa środowiska oraz ciągłości świadczenia usługi. Dlatego przed zawarciem kontraktu trzeba przeanalizować nie tylko cenę i funkcjonalności systemu, ale również warunki techniczne i prawne jego używania.
SLA i dostępność systemu – co powinno znaleźć się w umowie?
Deklaracja, że system będzie działał przez całą dobę, jest niewystarczająca. W profesjonalnych kontraktach zasady dostępności określa zazwyczaj SLA, czyli Service Level Agreement.
Dokument powinien precyzować sposób obliczania dostępności usługi, dopuszczalne przerwy techniczne, czas reakcji na zgłoszenie oraz termin usunięcia awarii. Ważne jest również ustalenie konsekwencji niedotrzymania parametrów. Mogą nimi być przykładowo service credits, obniżenie opłat lub inne uzgodnione mechanizmy rekompensaty.
Znaczenie parametrów SLA należy oceniać w kontekście konkretnego biznesu. Kilkugodzinna niedostępność narzędzia pomocniczego może mieć niewielkie konsekwencje, podczas gdy taka sama awaria podstawowego systemu sprzedażowego może prowadzić do poważnych strat.
Jak zabezpieczyć dane przechowywane w chmurze?
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie przechowywane są jego dane, kto może uzyskać do nich dostęp oraz jakie procedury obowiązują w przypadku incydentu. Szczególnego znaczenia nabiera to wtedy, gdy system przetwarza dane osobowe klientów, pracowników lub kontrahentów.
W zależności od charakteru usługi analizie mogą podlegać:
- lokalizacja danych, korzystanie z podwykonawców, mechanizmy backupu, szyfrowanie, procedury reagowania na incydenty, zasady przywracania danych oraz sposób ich usunięcia po zakończeniu współpracy.
Przy bardziej złożonych kontraktach prawnik it kraków może pomóc przełożyć techniczne warunki usługi na konkretne postanowienia dotyczące odpowiedzialności, bezpieczeństwa, licencji czy zakończenia współpracy. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy dostawca przedstawia własny wzorzec umowy i regulamin, które zostały przygotowane przede wszystkim z perspektywy jego modelu biznesowego.
Jak uniknąć uzależnienia firmy od jednego dostawcy?
Jednym z istotnych ryzyk usług chmurowych jest vendor lock-in. Problem pojawia się wtedy, gdy zmiana rozwiązania staje się bardzo kosztowna lub organizacyjnie trudna, ponieważ dane znajdują się w zamkniętym środowisku, ich eksport jest ograniczony albo migracja wymaga współpracy dotychczasowego usługodawcy.
Umowa powinna zatem regulować możliwość uzyskania danych po jej rozwiązaniu. Istotne są format eksportu, termin udostępnienia informacji, ewentualne koszty migracji i okres, przez który klient zachowa dostęp do systemu po wypowiedzeniu kontraktu.
W przypadku usług kluczowych dla działalności przedsiębiorstwa można również określić obowiązki dostawcy związane ze wsparciem migracji do innego rozwiązania.
Łochowski.Legal – wsparcie prawne dla projektów IT, danych i cyberbezpieczeństwa
Łochowski.Legal to kancelaria adwokata Piotra Łochowskiego w Krakowie, której praktyka koncentruje się na prawie nowych technologii. Zakres usług obejmuje między innymi audyty i przygotowywanie umów IT dotyczących systemów ERP, WMS i SaaS, umowy licencyjne, SLA, ochronę danych osobowych, cyberbezpieczeństwo oraz zagadnienia regulacyjne związane z NIS2 i DORA.
Łochowski.Legal wspiera również firmy IT, FinTech i e-commerce oraz przedsiębiorstwa realizujące projekty technologiczne. Kancelaria deklaruje wsparcie projektów IT od etapu wyboru dostawcy po negocjacje i przygotowanie umowy, łącząc analizę prawną z oceną wpływu konkretnych rozwiązań na działalność biznesową klienta.
Co powinno się stać z danymi po rozwiązaniu umowy?
Zakończenie abonamentu nie powinno automatycznie oznaczać utraty dostępu do informacji zgromadzonych przez kilka lat działalności. Warunki wyjścia z usługi należy sprawdzić przed jej uruchomieniem, a nie dopiero w momencie wypowiedzenia kontraktu.
W umowie warto ustalić okres umożliwiający pobranie danych, dostępny format eksportu oraz obowiązki usługodawcy związane z ich późniejszym usunięciem. Jeżeli system przechowuje dane szczególnie istotne dla ciągłości działania przedsiębiorstwa, konieczne może być również określenie procedury migracji.
Odpowiedzialność dostawcy SaaS za awarie i naruszenia bezpieczeństwa
Ograniczenia odpowiedzialności należą do najważniejszych postanowień umów technologicznych. Dostawca może próbować wprowadzić maksymalny limit odszkodowania albo wyłączyć odpowiedzialność za określone rodzaje szkód.
Takie zapisy należy zestawić z rzeczywistym ryzykiem klienta. Inne konsekwencje powoduje chwilowa niedostępność narzędzia do zarządzania zadaniami, a inne awaria systemu obsługującego zamówienia lub przechowującego dużą bazę danych klientów.
Warto również zweryfikować odpowiedzialność za naruszenia poufności, utratę danych, nieuprawniony dostęp do informacji oraz naruszenie praw własności intelektualnej osób trzecich.
FAQ
Co oznacza SaaS?
SaaS, czyli Software as a Service, to model udostępniania oprogramowania jako usługi. Użytkownik zazwyczaj korzysta z aplikacji przez internet i płaci okresową opłatę zamiast kupować tradycyjną licencję na program instalowany lokalnie.
Czy każda usługa SaaS wymaga SLA?
Nie w każdym przypadku SLA musi mieć tak samo rozbudowaną formę. Im większe znaczenie systemu dla ciągłości działalności przedsiębiorstwa, tym dokładniej warto jednak określić jego dostępność oraz zasady obsługi awarii.
Na czym polega vendor lock-in?
Vendor lock-in to uzależnienie od konkretnego dostawcy lub technologii, które utrudnia zmianę rozwiązania. W usługach SaaS problem może wynikać między innymi z ograniczeń eksportu danych lub wysokich kosztów migracji.
Czy dostawca SaaS może korzystać z podwykonawców?
Może to być dopuszczalne, ale przedsiębiorca powinien znać zasady korzystania z dalszych dostawców, szczególnie jeśli mają oni dostęp do danych osobowych lub istotnych informacji biznesowych.
Co sprawdzić przed podpisaniem umowy SaaS?
Najważniejsze są zakres i funkcjonalność usługi, opłaty, SLA, bezpieczeństwo danych, odpowiedzialność stron, zasady korzystania z podwykonawców, warunki wypowiedzenia oraz możliwość odzyskania i przeniesienia danych.
Umowa dotycząca oprogramowania w chmurze powinna odpowiadać znaczeniu systemu dla działalności przedsiębiorstwa. Im bardziej firma zależy od konkretnej aplikacji i przechowywanych w niej danych, tym większego znaczenia nabierają precyzyjne zasady dostępności, odpowiedzialności i zakończenia współpracy.
Artykuł sponsorowany